原文链接：How to Email by James Hamblin

一条与时俱进的礼节：言简意赅最可贵

最近我把写邮件的时间缩减了一半，而且我的方法应该适用于很多人。

毋庸置疑会有一部分人因此讨厌我，因为这种写邮件的方式给对方的感觉是唐突无礼。但如果所有人都能以这种方式处理电子邮件，他们也就不会将我的建议视为粗鲁举止了。这些基本准则对我而言有效，因此我提议全世界立即采纳它们。

不要使用结束语

此致……，恭喜……，谢谢……

上述这样的结束语请全部弃用。如果觉得邮件结尾光秃秃的、不自然，你可以在结尾加上自己的名字。一旦这项规则成为常态，应该就不会出现这种感觉了。

不要打招呼

不要浪费时间在 “致”、“嗨” 以及直呼其名这三种方式中犹豫不决。应当直入正题。坚持在开头加上收件人姓名也不是不行。不过大多数收件人都知道邮件是写给谁看的，同样邮件是谁写的也是一目了然。

开篇的问候和结束语只不过是手写信函时代遗留下来的表面形式。摒弃它们可能显得粗鲁无礼。然而实际情况恰恰相反，长篇大论的正式邮件才应该被视作不礼貌。

Gchat 和 Slack 之类的文字信息和聊天平台都不要求这些形式，为何在电子邮件中省略这些部分会显得粗鲁？我们早该改变这种固有文化了。据我个人经验，70 以上的人早已习惯直来直去的电子邮件，只是年轻人一直调整迟缓。年轻人坚持把每封邮件写成代表作，同时也以此标准衡量他人的态度。

简洁意味着尊重。尽量不超过三句话。

每封邮件都是对他人时间的强行占用。发邮件给某人就是在说我知道你今天以及一生的时间和注意力是有限的，我即将占用其中的一部分。

不适当的繁文絮节只会浪费更多对方的时间。同时发件人会浪费时间决定邮件的正式程度。

通常三句话就能把事情交代清楚。如果三句话说不清，可以考虑通话或者面谈。社交互动有益于健康，用更多时间处理邮件不太可能有这种好处。

不要让收件箱变成待办事项列表

我们的大脑倾向于关注稀罕事物，所以即使邮件谈论的是最稀疏平常的话题，我们会优先处理最新的、未读的以及排在最前面的邮件。与此同时，我们却忽略了重要的沟通（以及其他不涉及电子邮件的事务）。

请谨记最新并不意味着最重要。

对大多数人而言，收件箱邮件数量归零（收件箱不留一封邮件，完美整洁且状态可控）是一件可望而不可及的状态。似乎全世界都在密谋阻止这种状态的出现。而且不合时宜地处理邮件花费过多心思可能完全有损效率的。

当然，清空收件箱也是完全有可能实现的，只要把收件箱的邮件和其他事务列进同一个待办事件清单里按照每天、每周甚至是一辈子为周期统筹规划即可。极少有人必须把全部时间贡献给打理收件箱。

一天只查看邮箱 2、3次

显然这条规则需要以你的工作允许这样操作为前提。（如果你坚持立场，大部分情况下这是可行的。）

以前我会一天查看 100次邮箱。根据一个统计，许多美国职员一天有 6个小时用于处理邮件（依我之见，这个数字有点高）。也有另一些数据估计这种耗时在 2 小时左右，这类统计忽略在不同任务之间切换的耗时。每当你查看一次邮件，来回切换关注目标需要大约 30 秒。

专心查阅邮件时，你应当尽力处理尽可能多的邮件。

急需联系你的人应当知道通过电话或短信联系你。

你可能错过了我们曾经提出的提高效率的出色方法，例如 Tabless Thursday、一个 “炫酷” 按钮 以及 grayscaling。

我不愿意夸大减少用于处理邮件的时间及精力所能产生的潜在益处，但是这样做能为社会带来深远持久的健康及经济效益。